Prozesse und Organisation

Prozessoptimierung - wesentlicher Erfolgsfaktor zur Vertriebsstärkung und Kostensenkung

Neben den 'traditionellen' Aufgaben- und Prozessanalysen, die mit dem Ziel der Effizienzsteigerung und systematischen Freiraumschaffung im Vertrieb verknüpft sind, rückt zuneh- mend die Modellierung von potenzialorientierten Vertriebs- und Verkaufsprozessen in den Vordergrund.

 

Ergänzt werden diese Leistungen durch Maßnahmen zur effizienten Gestaltung der Stabs- und Marktfolgeprozesse mit klarem Fokus auf den Dienstleistungscharakter für den Vertrieb.

 

Absolut erforderlich für die erfolgreiche Vertriebsarbeit ist auch die Neuge-staltung der Steuerungsprozesse mit Regelung von Zielsystematik, Vorkalku-lation, barwertiger Neugeschäftssteuerung und Profitcenterrechnung.

 

ORGAPLAN bietet eine ganze Reihe maßgeschneiderter methodischer Ansätze, um die organisatorischen Aufgabenstellungen, abgestimmt auf die jeweilige Ausgangssituation des Instituts, effizient und in der dafür angemessenen Zeit zu lösen:

  • Modellorganisation professionell umsetzen
  • PersonalCheck  >>>
  • ORGA-Audit
  • Effiziente Vertriebs- und Verkaufsprozesse
  • Kostenorientierte Marktfolge- und Verwaltungsprozesse
  • Zukunftsweisende Steuerungsprozesse

'Modellorganisation' professionell umsetzen

Die von den Dachverbänden entwickelten Modellorganisationen sind muster- hafte organisatorische Struktur- und Prozessbeschreibungen, die darauf ausgerichtet sind, die internen Bereiche auf Erfordernisse der Vertriebsbank auszurichten, in erster Linie durch Schaffung von Vereinfachungen und Definition klarer Verantwortlichkeiten. Das Ziel ist die Entlastung von nicht wertschöpfen- den Tätigkeiten und die reibungslose Zusammenarbeit zwischen Markt und Marktfolge, so dass sich der Vertrieb weitestgehend auf vertriebliche Aufgaben konzentrieren kann und eine hohe Nettomarktzeit dafür bereitsteht.


Die Ergebnisse der Modellorganisation bilden eine gute Grundlage, um für jedes einzelne Institut unter Berücksichtigung eigener Prioritäten, Erfahrungen und Unternehmenskultur die für das eigene Haus ‚richtige’ Lösung zu finden. Auch hier gilt wiederum, dass die schwächste Stelle im Prozess der Zusammenarbeit festzustellen und zu beheben ist.

 

Empfehlenswert ist ein professionelles und projektmäßiges Vorgehen, das sinnvollerweise mit einem Review der Erfahrungen beginnt und in überschau- barer Zeit die Lösungen erarbeitet, die zu einer nachhaltigen Verbesserung beitragen können.

ORGA-Audit

Immer wieder stellt sich die Aufgabe, gewachsene Strukturen und Prozesse kritisch zu überprüfen und neu zu justieren. Denn für den Erfolg einer Vertriebsbank ist dieses ausschlaggebend. Mit dem ORGA-Audit bieten wir ein erprobtes und nachweislich erfolgreiches Vorgehen, um Verbesserungspotenziale zu erkennen, umzusetzen und gleich für mehr Vertriebsleistung zu nutzen.

 

Das ORGA-Audit zeichnet sich durch ein erprobtes und toolgestütztes Verfahren aus, in das die Mitarbeiter des Instituts intensiv einbezogen werden und das zu Einsparungen und Optimierungen führt, die für zusätzliche Vertriebsgespräche zur Verfügung stehen. Die Durchführung des ORGA-Audit führt u.a. dazu, dass Arbeitsfreiräume von bis zu 30% entstehen – ein Riesenpotential für neue und potentialorientierte Vertriebsmaßnahmen aller Art.

 

Folgende Bausteine kennzeichnen dieses Projektverfahren:

  • Effiziente Erhebung aktueller Bearbeitungszeiten mit Einsatz vorstrukturierter Tätigkeitskataloge
  • DV-gestützte Erfassung und Auswertung der Datenbasis (auf Wunsch für Sparkassen auch mit dem System PARES-Kompakt)
  • Einbindung der Mitarbeiterschaft bei der Vorschlagsgenerierung mit Unterstützung einer umfangreichen Vorschlagsdatenbank von ORGPALAN
  • Strukturierung und Bewertung der generierten Verbesserungsvorschläge in Expertenrunden
  • Dokumentation und Nachweis der bestehenden Freiraumpotenziale
  • Stringente und zielgerichtete Umsetzung der Maßnahmen zur Freiraumschaffung
  • Laufende Kontrolle und Dokumentation der tatsächlich erreichten Freiräume

Empfohlen wird die parallele Vorbereitung von Marktbearbeitungsaktivitäten, um diese Freiräume unmittelbar mit Vertriebsaufgaben zu belegen und durch mehr Produktabschlüsse die Vertriebsleistung signifikant zu steigern.


Die Praxis zeigt, dass mit professioneller Unterstützung durch ORGAPLAN bereits kurzfristig wirtschaftliche Erfolge erzielt werden – also eine lohnenswerte Sache.

Effiziente Vertriebs- und Verkaufsprozesse

Ein zweites wichtiges Standbein in der Prozessoptimierung ist die marktgerechte Ausgestaltung der Verkaufs- und Vertriebsprozesse. Hierbei geht es nicht nur um die reine Beschreibung produktbezogener Abwicklungsprozesse, sondern insbesondere um die Fragestellung, wie Akquisitionsanlässe möglichst DV-gestützt und konsequent genutzt werden.

 

Zu regeln sind dabei Fragen der Kundenansprache über Internet, Call-Center, Geschäftsstelle und Betreuer sowie die Vorgehensweisen bei Bedürfnisanalyse und Produktangebot.  Ein zielgerichtetes Aktivitätencontrolling weist die Verkaufserfolge nach und generiert aus den im Kundenkontakt gewonnenen Informationen neue Verkaufsprozesse.

 

So ganz nebenbei wird bei dieser Verfahrensweise auch die Einbindung von Spezialisten sowie die Überleitung zwischen Vertriebseinheiten geregelt. Erreicht wird damit die Stärkung des proaktiven Vertriebs vom 'Bringgeschäft' zum 'Holgeschäft'. Insbesondere im Retailgeschäft gilt es die Vertriebsanteile in den Geschäftsstellen deutlich auszuweiten, eine Erhöhung der Zeitanteile für Vertriebsaufgaben in den Geschäftsstellen auf bis zu 50% ist dabei keine Seltenheit.

Kostenorientierte Marktfolge- und Verwaltungsprozesse

Die erklärte Zielsetzung der Zentralisierung von marktfernen Sachbearbeitungs- aufgaben in zentrale Einheiten führt konsequenterweise zur Neuregelung von Schnittstellen sowie zur Anpassung der Abläufe und Strukturen der zentralen Bereiche.

 

Die Prozessmodellierung erfolgt unter dem Gesichtspunkt der Qualität und Wirtschaftlichkeit aus Sicht des Vertriebes sowie auch aus Sicht des Gesamt-hauses. Einbezogen werden neben der internen Prozessoptimierung auch die Themenstellungen von Kooperationsvorhaben, des Outsourcings bzw. der Beteiligung an Dienstleistungsgesellschaften. Selbstverständlich fließen bei der Gestaltung und Dokumentation der einzelnen Prozesse gesetzliche und aufsichtsrechtliche Bestimmungen in die Modellierung ein.

 

Definiert werden die neuen Soll-Prozesszeiten um sicherzustellen, dass das Ziel der Produktivitätssteigerung auch tatsächlich erreicht werden kann. Ggf. werden auch die zur Verfügung stehenden Modellorganisationen der Dachverbände berücksichtigt.

Zukunftsweisende Steuerungsprozesse

Die nach Geschäftssystemen differenzierten Marktstrategien erfordern eine Neuausrichtung des gesamten Ziel- und Steuerungssystems. Einher geht damit auch die Überprüfung der Zielfindungs- und Steuerungsprozesse. Zu klären sind neben der Festlegung der Steuerungsgrößen wie u.a. Volumina, Ergebnisbei-träge, Aktivitäten- und Qualitätsziele, die am Zielvereinbarungsprozess beteiligten Funktionen und Hierarchien. Daran schließt sich die Gestaltung der Controlling- und Reportingprozesse an, die sicherstellen, dass von Anfang an mit Umsetzung neuer Geschäftssysteme eine stringente und zielgerichtete Steuerung der Verkaufsaktivitäten messbar wird.

 

Besondere Bedeutung kommt gerade in den Kompetenzcentern dem Thema der Vorkalkulation von Geschäften zu, die durch Einsatz geeigneter Instrumentarien wie dem Margen-Manager in effizienter und betriebswirtschaftlich sauberer Weise geregelt werden.